Mennyire vagy termelékeny?

Tavaly pont ilyentájt, a nyár végén indított egy felmérést Bob Pozen és csapata az MIT-ről személyes termelékenység (personal productivity) témában a Harvard Business Review honlapján kitölthető kérdőív segítségével, az eredményeketpedig idén tavasszal publikálták ugyanott. Közel húszezren töltötték ki a 21 elemű kérdéssort, a kutatók pedig megnézegették, hogy milyen demográfiai tényezőkkel van összefüggésben a termelékenység. De mielőtt erre rátérnénk, érdemes végigvenni azt a hét területet, amelyeket az MIT-s szakemberek relevánsnak tartottak. Ezek a napi rutinok kialakítása, az időbeosztás megtervezése, megküzdés a bejövő üzenetekkel, a nagy mennyiségű teendő elvégzése, a hatékony megbeszélésvezetés, a kapcsolódó kommunikációs készségek, valamint a delegálás. A kérdőívet egyébként most is ki lehet még tölteni, nekem a 85 pont jött ki az elérhető 105-ből, ami a nemzetközi peer group-omban (életkor, szenioritás) közepes eredménynek számít.

lajhár

Milyen hatékonysági szokásokat vizsgáltak?

Például hogy alszol-e legalább 7 órát naponta, van-e két órányi képernyő- és telefonfüggetlen szabadidőd minden nap, vagy rutinná alakítasz-e olyan tevékenységeket, amiken nem érdemes sokat gondolkodni? Ránézel-e előző este a másnapi beosztásodra, felírod-e mit akarsz kihozni az egyes megbeszélésekből, beteszel-e két üres blokkot a napjaidba a váratlan események kezeléséhez? Óránként maximum egyszer nézed-e meg az emailjedet, skippeled-e az emailek 60%-át a küldő vagy a tárgy alapján, és azonnal megválaszolod-e a fontos és sürgető leveleket? Lebontod-e a projekteket kis lépésekre, hogy ne halogasd őket, törekszel-e a jelentős projektekben a lehető leghamarabb azonosítani a kritikus tényezőket és levonni az első következtetéseket, és vajon inkább az elért eredményekre fókuszálsz-e az irodában töltött idő helyett? Körbeküldöd-e a napirendi pontokat 24 órával a megbeszélések előtt, engeded-e 90 percnél hosszabbra a megbeszéléseket, és minden megbeszélés végén megállapodtok-e a következő lépésekben? Átgondolod-e minden anyag elolvasása előtt, hogy mit akarsz vele kezdeni, készítesz-e vázlatot a néhány bekezdésnél hosszabb irományaidhoz, és a prezentációkat is vázlat alapján tartod-e? Végül: képes vagy-e delegálni fontos feladatokat mikromenedzselés nélkül, megállapodtok-e a csapattagokkal előre a célokban és az eredmény mérésében, és hibák esetén gondoskodtok-e arról, hogy azok ne ismétlődhessenek meg (ahelyett, hogy keménykednél)?

A konklúzió

Az első konklúzió a húszezres mintából az volt, hogy a sok munkaóra önmagában nem feltétlenül eredményez több eredményt. Ezt mondjuk sejtettem. A második, hogy az életkor és a szenioritás nagy mértékben korrelál a személyes hatékonysággal. Úgy tűnik, legalábbis átlagosan, hogy a kor és a pozíciószint emelkedésével egyre rutinosabb rókák leszünk, vagy épp kénytelenek vagyunk azzá válni. A harmadik pedig az, hogy a nők és a férfiak között összességében nem nagyon van különbség (mint ahogy mi az összes saját kutatásunknál tapasztaltuk). Egyes területeken viszont vannak eltérések. A nők például a megbeszéléshatékonyság terén erősebbek, jellemzőbb rájuk, hogy előző este átnézik a következő napi beosztást, és az is, hogy azonnal megválaszolják a nagyon fontos emaileket. A férfiak viszont átlagosan jobbak az email-cunami kezelésében, hajlamosabbak üres sávokat hagyni a naptárjukban, és vázlatot is inkább írnak.

Ha van kedved és kíváncsi vagy az eredményre, töltsd ki a kérdőívet (angolul)! Ha nincs, akkor végiggondolhatod a második bekezdésben felsorolt kérdéseket, hogy melyik nem nagyon jellemző rád jelenleg, de nem ártana ezen változtatni. Tűzz ki magadnak egy konkrét vállalást a kipróbáláshoz a következő egy hétre, és nézd meg, mi történik!

Iratkozz fel blog értesítőnkre

Nem zaklatunk mindenféle áltudománnyal, csak akkor írunk, ha valami értelmes jut eszünkbe.

Kövess minket

További bejegyzések:

Miért kell a vezetőknek megállni és bevárni a többieket?

Itt a nyár, jönnek sorra a biciklis elmélkedések, eszmecserék és analógiák a Tudatos Vezetés blogon. Megyünk négyen a szokásos reggeli körünkre, elöl a vezérürü, akit az egyszerűség kedvéért nevezzünk Bélának (persze az sem lényegtelen szempont, hogy ez a neve). Igazi vezető, lendületes vállalkozó, erősen orientálja a teljesítmény, úgyhogy tolja neki rendesen.

Bővebben »

A jó tanácsadó nem azt csinálja meg, amit az ügyfele kér

“Kígyónak lábsó, madaraknak fogsor. – diktál a beteg, írja a doktor.” – szól a Dr. Bubó főcímdala. Ezt idéztük fel informatikában utazó barátommal a minap, miután azt fejtegette nekem, hogy a jó tanácsadó nem azt csinálja meg, amit az ügyfél kér, hanem azt, aminek értelme van.

Bővebben »

Hogyan lövünk öngólt a fizetési igénnyel?

Több tanácsadó vállalat szakosodott arra, hogy segítsen a fizetések összehasonlításában. Hasznos információ lehet a HR számára az, hogy pl. az iparágukon belül milyenek a fizetések, hogyan állnak össze a kompenzációs csomagok. Az adatok ismeretében megnézhetik, hogy pl. egy munkakör kompenzációs csomagja hogyan viszonyul különböző iparágak hasonló pozícióihoz.

Bővebben »

Saját magunk megzabolázásának négy hatékony fegyvere

Mindennek ellen tudunk állni, csak a csábításnak és a kísértésnek nem. Vagy legalábbis nem könnyen. Ezer felől érkeznek az impulzusok, amelyek csupa olyasmire késztetnek bennünket, aminek nem kéne bedőlnünk. Egy részük alapvető fiziológiai szükségleteinkhez kapcsolódik, mint például a táplálkozás vagy a fajfenntartás, másik részük az agyunk kényelmességéből adódik…

Bővebben »

Nem a kapcsolatépítés a vezető egyik legfontosabb feladata? Nem!

Amikor becsöppenünk egy cég életébe, felmerülhet bennünk az a kérdés, hogy hogyan is néz ki a szervezet, milyen a vezetés?

Elég azt a varázsszót a HR-es fülébe búgni, hogy “organigram” és máris villámtempóban úszik be a látóterünkbe a D:\eztvillantsd könyvtárból valami ilyesmi ábra:

Bővebben »

Kulcs az eredményességhez: norma és kivétel

Akár a munkában, akár a magánéletben szeretnénk valamiféle eredményt elérni, célokat megvalósítani, megkerülhetetlen kérdés, hogy a mindennapi működésünkben mi számít normának, és mi kivételnek. Az fogja meghatározni a végkifejletet, amit nagy számban, szokásként ismétlünk, nem az, amit alkalmanként cselekszünk. Vegyünk néhány példát az önreflexióhoz!

Bővebben »