Lehetőségek és tévhitek az irodai környezet kialakításával kapcsolatban

Azt hiszem, azt nem sokan vitatják, hogy a fizikai környezetünk hatással van a hangulatunkra, közérzetünkre, sőt akár a motivációnkra is. Ha nap mint nap deprimáló helyen kell huzamosabb ideig tartózkodnunk, akkor az kiszívja belőlünk az életkedvet. Nem véletlenül fotózkodnak az emberek mindenféle számukra kellemes helyeken, legyen az hegytető, tengerpart, csodás kilátással rendelkező irodai tárgyaló, vagy bármi szokatlan lokáció, és osztják meg ezeket a képeket országgal-világgal (bár ennek más okai is vannak).

Meghatározó számukra a helyszín. Persze az ellenkezője is tud igaz lenni néha: a legszarabb helyen is születhetnek maradandó alkotások.​

Egyre több vállalat gondolkodik már tudatosan az irodakialakításról, és nem csak az az egyetlen szempont, hogy miként lehet a legolcsóbban megúszni a dolgot. Ebben olykor eredményesek, és tényleg sikerül klassz munkakörnyezetet létrehozni, néha pedig irreális reményeket fűznek az térszervezés hatásaihoz. Például attól, hogy egyterű az iroda, még nem feltétlenül lesz több a kooperáció, viszont folyamatosan zavarják egymást az emberek a koncentrálásban. Vagy attól, hogy színes székeket teszünk egy konvencionális tárgyalóba, még nem fog megnövekedni a kreativitási megnyilvánulások mennyisége, különösen akkor nem, ha a cégkultúra vagy a közvetlen vezető abszolút nem támogatja a kollégáktól érkező kezdeményezéseket. Továbbá az, hogy a babzsákokkal körülrakott csocsó önmagában bármit is hoz a konyhára, főleg, ha összevont szemöldökkel tekintenek a használóikra.

A minap a kezembe került az ingatlan.com és az iroda.hu által megjelentetett Ingatlan Évkönyv 2018-2019-as kiadványa. Találtam benne egy cikket, amelyben Horváth Dávid, a Colliers nevű nagy nemzetközi ingatlanos cég képviselője az ő szakmája nézőpontjából járja körül a kérdést, érezhetően sok tapasztalat alapján, kiegyensúlyozott megközelítéssel. Kifejezetten üdítő volt olvasni, hogy a túlgeneralizáló divatbullshit felületkarcolgatása helyett az értelmes, kritikus gondolkodás mélységeiben merülhetünk meg, még ha rövid terjedelemben is.

A szerző szerint az utóbbi évtizedben egyre markánsabban jelennek meg az irodabérlés és -kialakítás során a munkavállalókkal és a kommunikációval kapcsolatos szempontok. Bár üdvözli azt a tendenciát, hogy a rugalmasság, az innováció, a kreativitás vagy az agilis munkakörnyezet hívószavai megjelennek, tapasztalatai szerint “e fogalmak általánosítása még a célkitűzések során eltérítheti a projektet az optimális megoldásokat eredményező útról”. Sokkal közelebb kell ugyanis menni a céghez: a szervezeti kultúrát, a munkafolyamatokat és a munkavállalói igényeket pontosabban meg kell ismerni. Néhány fontos alapgondolatot és tévhitet gyűjtött össze az írásban.

Az legtöbb szervezetnél az ingatlanköltségek és az emberek költsége 1:9 arányban van egymással, ezért “kézenfekvő, hogy a jóval nagyobb súllyal szereplő emberei költségekhez igazítsuk az ingatlanstratégiánkat, ne fordítva.” Ehelyett gyakran előfordul, hogy kőbe vésett büdzsékkel érkeznek a cégek, aztán miután nem alakítható ki ezen belül az igényeknek megfelelő környezet, később nagyobb áldozatok és kompromisszumok árán, többlet területek bérlésével orvosolják a dolgot.

Megfigyelése szerint, a megelőző néhány évtizeddel összehasonlítva, nagyobb szabadságot kapnak a munkavállalók azzal kapcsolatban, hogy hol vagy hogyan történjen a munkavégzés. Bár még van további tere a fejlődésnek, mindez hatással van az értelmes irodakialakításra is.

A folyamatos ellenőrzést nyomásnak érzékelik az emberek, ez ténylegesen demotiváló, viszont ezzel nem szinonim fogalom a folyamatos jelenlét, ami számos szervezetnél abszolút szükségszerű a tevékenység jellege vagy a munkafolyamatok miatt. Tehát a jelenléttel kapcsolatos szabályozás szervezetenként eltérő, és ez természetszerűleg befolyásolja az irodahasználatot.

A rugalmasságot találja a leggyakrabban használt buzzword-nek az író, de megállapítja, hogy gyakran előfordul az a buktató, hogy kevés embert megkérdezve túl nagy csoportra általánosítanak. Vannak olyan munkavállalók vagy területek, ahol a rugalmas munkaterületekre van inkább szükség, van, ahol a rugalmas munkavégzés lehetőségére, és olyan is, ahol ezek valamiféle kombinációjára.

Manapság divatos, hogy minél nagyobb arányban tervezzenek közösségi tereket az irodákba. “Itt is megfelelő igényfelmérés szükséges ahhoz, hogy a cégkultúra és a térszervezés összhangba kerüljön.” Sok kutatás állítja egybehangzóan, hogy a kollégák idejüknek minimum a felét egyéni, összpontosítást igénylő tevékenységekkel töltik, tehát jó lenne, ha a munkakörnyezet ezt támogatná. Hozzáteszi továbbá, hogy jelentős arányban vannak az introvertáltabb személyiségtípusok a munkahelyeken, “akik nem feltétlenül a közösségi terekben a legproduktívabbak.”

Végül a kreatív tevékenységek végzésére létrehozott terekkel kapcsolatban olvashatjuk, hogy “az elmúlt évtizedben számos alkalommal tanácskoztak a témában, de az ok-okozati kapcsolatot a dedikált terek és a kreativitás hiánya között egyértelműen nem bizonyították.”

Számomra a cikk fontos tanulsága, hogy az ingatlanos oldalon is nagyon hasonló tapasztalatok gyűltek össze, mint vezetési szemszögből vizsgálva a kérdést. Az ész nélküli általánosítás, a népszerű lufik fújogatása inkább eredményez csalódást mint örömöt. Átgondoltan viszont igenis van rá lehetőség, hogy a vállalat tevékenységéhez, folyamataihoz és kultúrájához jobban illeszkedő irodát hozzunk létre, de még ezt is tovább kell bontani az egyes területekre, és figyelembe venni a különbözőségeket.

Töltsd le Dobay Róbert ebookját!

Korábbi bejegyzések

Mi teszi a kritikát és a tanácsot hiteltelenné?

Van egy kedvenc régi történetem, jó pár alkalommal hivatkoztam már rá a kollégáimmal folytatott beszélgetésekben, és most már ők is idézgetik, amikor a helyzetet jól leírja. Egy gyerekkori barátomtól származik, aki mellesleg sok éven át dolgozott vezetőként, nem túl szofisztikált munkakörnyezetben. De ez a sztori magánéleti, nem a melóhoz kapcsolódik.

Tovább »

További bejegyzések:

10 dolog, amit megtanultunk a digitális vezetőfejlesztésről hét év alatt

Amikor Dobay Robi kollégám 2014-ben felhívott azzal kapcsolatban, hogy a Magyar Telekom szívesen venné, ha fejlesztenénk számukra egy szerethető, a napi vezetői munkát támogató mobil applikációt, válaszom nem tűrte a nyomdafestéket. A vezetők fejlesztése nem könnyű vállalkozás, majd pont a telefon fogja helyettünk megoldani – gondoltam.

Bővebben »

Mi teszi a kritikát és a tanácsot hiteltelenné?

Van egy kedvenc régi történetem, jó pár alkalommal hivatkoztam már rá a kollégáimmal folytatott beszélgetésekben, és most már ők is idézgetik, amikor a helyzetet jól leírja. Egy gyerekkori barátomtól származik, aki mellesleg sok éven át dolgozott vezetőként, nem túl szofisztikált munkakörnyezetben. De ez a sztori magánéleti, nem a melóhoz kapcsolódik.

Bővebben »

Mi a HR igazgatók Top 3 prioritása 2023-ra?

Mielőtt még bárki megijedne, hogy én is beálltam a jósok és jövendőmondók sorába, az alábbi megállapításokat egy friss Gartner kutatásból merítettem. Évente megismételt, több mint 800 HR igazgatót megkérdező felmérésükben arra voltak kíváncsiak, hogy a jelenlegi külső környezet és körülmények közepette mire kellene nekik fókuszálni a jövő évben.

Bővebben »

A fejlettebb cégkultúra haszna krízishelyzetben

Még a 2016-ban megjelent, Vezetői séta a sztratoszférában című e-könyvemben írtam Frederic Laloux elméletéről az emberek közötti együttműködés fejlődésének fázisairól, valamint az ezekre rezonáló szervezeti kultúra szintekről. Az első a farkasfalka jellegű szerveződés, ahol vezérelvként az erősebb kutya párosodik és a megbízható rokonokból-cimborákból kerülnek ki az elit tagjai.

Bővebben »

Különbség a legjobbak és a majdnem olyan jók között

Engem mindig elbűvöl és csodálattal tölt el, amikor kiváló teljesítményt látok-hallok-tapasztalok, történjen az a sportban, a művészetekben, a gasztronómiában, vagy bárhol máshol a munka világában. És az is el szokott gondolkodtatni, hogy vajon mi választja el a “kapufát”, a majdnem gólt a góltól, mi kell ahhoz, hogy rendre befelé pattanjon a labda és ne kifelé.

Bővebben »

Seggfej főnök vagy?

Mindannyian viselkedünk néha úgy, mint egy seggfej. Azonban vannak olyanok, akik notórius seggfejek. Minden vezető potenciális jelölt a seggfej jelzőre, mert szinte folyamatos nyomás alatt vannak, ráadásul a cégük is bátorítja is őket abban, hogy lekezeljék a munkatársaikat. Rendszerint lealázzák a kollégákat, a munkahelyet Forma 1-es versenypályának képzelik, mindenhol vitát gerjesztenek és ráadásul meg is akarják nyerni.

Bővebben »

Korábbi blogbejegyzéseinket itt olvashatod: