Lehetőségek és tévhitek az irodai környezet kialakításával kapcsolatban

Azt hiszem, azt nem sokan vitatják, hogy a fizikai környezetünk hatással van a hangulatunkra, közérzetünkre, sőt akár a motivációnkra is. Ha nap mint nap deprimáló helyen kell huzamosabb ideig tartózkodnunk, akkor az kiszívja belőlünk az életkedvet. Nem véletlenül fotózkodnak az emberek mindenféle számukra kellemes helyeken, legyen az hegytető, tengerpart, csodás kilátással rendelkező irodai tárgyaló, vagy bármi szokatlan lokáció, és osztják meg ezeket a képeket országgal-világgal (bár ennek más okai is vannak).

Meghatározó számukra a helyszín. Persze az ellenkezője is tud igaz lenni néha: a legszarabb helyen is születhetnek maradandó alkotások.​

Egyre több vállalat gondolkodik már tudatosan az irodakialakításról, és nem csak az az egyetlen szempont, hogy miként lehet a legolcsóbban megúszni a dolgot. Ebben olykor eredményesek, és tényleg sikerül klassz munkakörnyezetet létrehozni, néha pedig irreális reményeket fűznek az térszervezés hatásaihoz. Például attól, hogy egyterű az iroda, még nem feltétlenül lesz több a kooperáció, viszont folyamatosan zavarják egymást az emberek a koncentrálásban. Vagy attól, hogy színes székeket teszünk egy konvencionális tárgyalóba, még nem fog megnövekedni a kreativitási megnyilvánulások mennyisége, különösen akkor nem, ha a cégkultúra vagy a közvetlen vezető abszolút nem támogatja a kollégáktól érkező kezdeményezéseket. Továbbá az, hogy a babzsákokkal körülrakott csocsó önmagában bármit is hoz a konyhára, főleg, ha összevont szemöldökkel tekintenek a használóikra.

A minap a kezembe került az ingatlan.com és az iroda.hu által megjelentetett Ingatlan Évkönyv 2018-2019-as kiadványa. Találtam benne egy cikket, amelyben Horváth Dávid, a Colliers nevű nagy nemzetközi ingatlanos cég képviselője az ő szakmája nézőpontjából járja körül a kérdést, érezhetően sok tapasztalat alapján, kiegyensúlyozott megközelítéssel. Kifejezetten üdítő volt olvasni, hogy a túlgeneralizáló divatbullshit felületkarcolgatása helyett az értelmes, kritikus gondolkodás mélységeiben merülhetünk meg, még ha rövid terjedelemben is.

A szerző szerint az utóbbi évtizedben egyre markánsabban jelennek meg az irodabérlés és -kialakítás során a munkavállalókkal és a kommunikációval kapcsolatos szempontok. Bár üdvözli azt a tendenciát, hogy a rugalmasság, az innováció, a kreativitás vagy az agilis munkakörnyezet hívószavai megjelennek, tapasztalatai szerint “e fogalmak általánosítása még a célkitűzések során eltérítheti a projektet az optimális megoldásokat eredményező útról”. Sokkal közelebb kell ugyanis menni a céghez: a szervezeti kultúrát, a munkafolyamatokat és a munkavállalói igényeket pontosabban meg kell ismerni. Néhány fontos alapgondolatot és tévhitet gyűjtött össze az írásban.

Az legtöbb szervezetnél az ingatlanköltségek és az emberek költsége 1:9 arányban van egymással, ezért “kézenfekvő, hogy a jóval nagyobb súllyal szereplő emberei költségekhez igazítsuk az ingatlanstratégiánkat, ne fordítva.” Ehelyett gyakran előfordul, hogy kőbe vésett büdzsékkel érkeznek a cégek, aztán miután nem alakítható ki ezen belül az igényeknek megfelelő környezet, később nagyobb áldozatok és kompromisszumok árán, többlet területek bérlésével orvosolják a dolgot.

Megfigyelése szerint, a megelőző néhány évtizeddel összehasonlítva, nagyobb szabadságot kapnak a munkavállalók azzal kapcsolatban, hogy hol vagy hogyan történjen a munkavégzés. Bár még van további tere a fejlődésnek, mindez hatással van az értelmes irodakialakításra is.

A folyamatos ellenőrzést nyomásnak érzékelik az emberek, ez ténylegesen demotiváló, viszont ezzel nem szinonim fogalom a folyamatos jelenlét, ami számos szervezetnél abszolút szükségszerű a tevékenység jellege vagy a munkafolyamatok miatt. Tehát a jelenléttel kapcsolatos szabályozás szervezetenként eltérő, és ez természetszerűleg befolyásolja az irodahasználatot.

A rugalmasságot találja a leggyakrabban használt buzzword-nek az író, de megállapítja, hogy gyakran előfordul az a buktató, hogy kevés embert megkérdezve túl nagy csoportra általánosítanak. Vannak olyan munkavállalók vagy területek, ahol a rugalmas munkaterületekre van inkább szükség, van, ahol a rugalmas munkavégzés lehetőségére, és olyan is, ahol ezek valamiféle kombinációjára.

Manapság divatos, hogy minél nagyobb arányban tervezzenek közösségi tereket az irodákba. “Itt is megfelelő igényfelmérés szükséges ahhoz, hogy a cégkultúra és a térszervezés összhangba kerüljön.” Sok kutatás állítja egybehangzóan, hogy a kollégák idejüknek minimum a felét egyéni, összpontosítást igénylő tevékenységekkel töltik, tehát jó lenne, ha a munkakörnyezet ezt támogatná. Hozzáteszi továbbá, hogy jelentős arányban vannak az introvertáltabb személyiségtípusok a munkahelyeken, “akik nem feltétlenül a közösségi terekben a legproduktívabbak.”

Végül a kreatív tevékenységek végzésére létrehozott terekkel kapcsolatban olvashatjuk, hogy “az elmúlt évtizedben számos alkalommal tanácskoztak a témában, de az ok-okozati kapcsolatot a dedikált terek és a kreativitás hiánya között egyértelműen nem bizonyították.”

Számomra a cikk fontos tanulsága, hogy az ingatlanos oldalon is nagyon hasonló tapasztalatok gyűltek össze, mint vezetési szemszögből vizsgálva a kérdést. Az ész nélküli általánosítás, a népszerű lufik fújogatása inkább eredményez csalódást mint örömöt. Átgondoltan viszont igenis van rá lehetőség, hogy a vállalat tevékenységéhez, folyamataihoz és kultúrájához jobban illeszkedő irodát hozzunk létre, de még ezt is tovább kell bontani az egyes területekre, és figyelembe venni a különbözőségeket.

Iratkozz fel a blogértesítőnkre​!

Nem zaklatunk mindenféle áltudománnyal, csak akkor írunk, ha valami értelmes jut eszünkbe.

További bejegyzések:

Még mindig inkább a képzőknek jó biznisz a coaching?

Most tette közzé a PWC az International Coach Federation megbízásából immáron negyedszer, kb. négyévente végzett globális coaching kutatásának 2020-as eredményeit. A 2016-os riportról tavaly írtam egy összefoglalót, amit most nem ismételnék meg, mert olyan eszeveszett sok újdonság nincs benne.

Bővebben »

A gépies vezetés is csak egy kapufára elég

Míg mi itt kis hazánkban azon törpölünk, hogy a vezetőként ténykedők egyáltalán halljanak arról, hogy miket illene csinálniuk ebben a szerepkörben, valamint azon, hogy ha már hallottak róla, elkezdjék végre a gyakorlatban is kipróbálni a tanultakat, a fejlettebb vezetési kultúrával bíró országokban más típusú kihívásokat kellene megugraniuk a vezetőknek.

Bővebben »

A szívás, mint értékteremtő tevékenység

Mivel egész életemben idegenkedtem a műszaki és a gyakorlatiasságot igénylő dolgoktól, sose mertem belevágni egy építkezésbe, vagy egy olyan jellegű felújításba, ahol mindent szétverünk és onnan a ground zero-ról rendesen megcsináljuk az újat.

Bővebben »

A Nagy Távmenedzsment Parasztvakítás

Attól, hogy a kereslet és a kínálat egymásra talál, még nem biztos, hogy érték is teremtődik. Érthető és üdvözlendő módon, számos vállalatnak eszébe jut mapapság, hogy segítenie kellene a vezetőinek abban, hogy miképp boldoguljanak a megváltozott, flexibilisebb munkavégzést előhívó környezetben.

Bővebben »

A lufifújás és a finghevítés népszerűsége töretlen

Még az 1990-es évek közepén találkoztam először azzal a jelenséggel a hanyatló nyugaton, hogy a semmit vagy a közepeset bőséges meleg levegővel hogyan kell ellenállhatatlanná tuningolni. Az alkalmazott módszertant az elmúlt évtizedekben hazánkban is sikerült tökélyre fejleszteni, valamint széles körben elterjeszteni.

Bővebben »

A te felelősséged, amit beviszel a munkahelyre

Nemrég találkoztam egy indianai egészségügyi szolgáltató ajtaján lefényképezett felirattal, ami az oda belépőket figyelmeztette (szabad fordításban): “Kérjük vállalj felelősséget az energiákért, amiket ide behozol! A szavaid számítanak. A viselkedésed számít.

Bővebben »

Lesz-e vajon hómofisz-áttörés hosszabb távon?

Amikor első gyermekünk született, akkor hallottam egy jópofa dumát, miszerint három dolgot csinál egy pici baba: eszik, alszik és hasonlít. Amikor pedig először tapasztalhattuk meg életünkben ezt a tavaszi karanténosdit, a gondolataikat publikusan megosztók egy dolgot csináltak főállásban: jóslatokba bocsátkoztak.

Bővebben »

Tuti önkontroll-támogató stratégiák

Úgy tűnik, hogy ha nyár, akkor a viselkedéstudománynak van szezonja nálam, legalábbis tavaly is és az idén is erre kanyarodott az érdeklődésem 25 fok felett. A LinkedIn-en és a Tudatos Vezetés Facebook csoportban indítottam egy szösszenet-sorozatot a kognitív torzításokról (legutóbbi például a veszteségkerülésről szólt, ami lentebb fontos szerepet kap), valamint nemrég blogbejegyzést írtam saját magunk megzabolázásának négyféle módjáról, valamint a túlzott magabiztosságról, Richard Thaler viselkedési közgazdász Nudge című könyve alapján.

Bővebben »

Korábbi blogbejegyzéseinket itt olvashatod: