Itt az ideje, hogy kiganézd az inboxod!

Öt évvel ezelőtt még pont olyan emberke voltam, mint amilyen jó eséllyel te magad is vagy: legalább öt-hatezer levéllel a beérkezett üzenetek mappában. Több tucat, vagy akár száz is belőlük olvasatlanként megjelölve, mert azokkal még kell kezdeni valamit. Dobay kollégától tanultam el a zero inbox koncepciót, amikor 2014/2015 telén írtuk az Act2Manage applikáció mikrotanulási tartalmait, és azóta is rendületlen híve vagyok a dolognak. Bár konkrétan nullára ritkán szokott lemenni az üzenetek száma, az ünnepek alatt az egyik napon megdicsért az Outlook, hogy most már hátradőlhetek, nem maradt egy levél sem a mappában. Erről jutott eszembe, hogy talán mást is érdekelhet, miként lehet az ilyet elérni. Nem bonyolult a feladat, két szakaszból tevődik össze. Az első egy izzasztó, vég nélkülinek tűnő, de mégis véges projekt, a második pedig onnantól a sírig tartó szokásfenntartás.

inbox

1. Kiganézás

Ha sok ezer leveled van, akkor ez a művelet bizony meglehetősen fáradságos, unalmas darálás, viszont annál nagyobb örömöt fog okozni a végeredmény. Sajnos végig kell menni mindegyiken. Illetve lehet kicsit gyorsítani rajta, ezt is le fogom írni. Na szóval, tételesen el kell dönteni, hogy melyik kategóriába tartozik a levél, amit az inboxodban rohasztasz napok, hetek, vagy akár évek óta. Három opciót dobnék fel a szelektáláshoz: (1) kell vele valamit csinálnod, (2) nem kell vele semmit csinálni, de később még szükséged lehet rá, ezért elrakod, illetve (3) ami se most, se később nem kell, azt rettentő gyorsan kivágod a kukába. A kettes ponthoz érdemes felállítani egy mapparendszert, ami a saját életed/munkád szempontjából a leglogikusabb. Például nekem az ügyfelek/potenciális ügyfelek adják a mapparendszer gerincét, valamint a cégen belüli és a magán dolgok. De neked lehet, hogy épp projektek, szakterületek, vagy akármi más. Ami nekem nagyon bevált a ganézó tevékenység során, hogy feladó szerint rendeztem az üzeneteket, így mondjuk ha volt száz levelem egy adott ügyfél kapcsolattartójától mondjuk egy tavalyi munka kapcsán, akkor azt az egész kupacot egyetlen mozdulattal be tudtam söpörni cég mappájába.

Jelentősen le lehet csökkenteni az átolvasandó leveleket, ha a régebbi ügyfelekhez, projektekhez kötődő üzenetek már nincsenek ott. Ugyanez a módszer arra is jó, hogy egyes küldők leveleit rövid úton és tömegesen iktassuk a kukába, ha azzal se teendő nincs, se használni nem fogjuk az abban foglaltakat semmire. Sajnos ezek után is maradni fog még számottevő mennyiségű átolvasni való, de már sokkal kevesebb, mint ahonnan indultunk. Megnézed, kikukázod vagy mappába rakod, kivéve azt a keveset, amivel van teendőd. Itt pedig kiválóan alkalmazható David Allen módszere, miszerint ha két percnél kevesebb megcsinálni, akkor azonnal el is végzed. Ennek a sziszifuszi folyamatnak a végén már csak azok a tételek maradnak a beérkezett levelek között, amelyekkel még feladatod van, de nem oldhatók meg instant módon. Nincs mese, ezeket is be kell darálni, témafüggő megközelítéssel. Az összetettebbek esetében érdemes a következő lépéssel továbbmenni. Lehet, hogy a to-do listádra kerül rá, lehet, hogy a naptáradban foglalsz hozzá idősávot, és az is, hogy másokkal kell megbeszélést szervezni. Szép fokozatosan le lehet vinni egy-két tucatra az inboxod tartalmát.

2. A rendszer fenntartása

No persze csak akkor fog ez a gyönyörű rendrakás tartósan fennmaradni, ha nagyon szigorúan répálod ki a pillanatok alatt elburjánzó gyomnövényeket. Amikor az adott napon az emailekkel foglalkozol, kőkeményen kell velük bánni. Az első és legfontosabb eszköz, hogy a jobb kezed ujjait izmosra gyúrod a Delete gomb rigorózus alkalmazásával. Én ezt a készséget odáig fejlesztettem, hogy egyes feladóktól érkező leveleket olvasatlanul törlök. Vannak ismerőseim, akik eleve külön mappába irányítják azokat a nemkívánatos üzeneteket, amelyek esetleg később még kellhetnek. De persze olyan levelek is akadnak szép számmal, amiket olvasás után törlök. Felteszem magamnak ezt a két kérdést: Kell-e/akarok-e ezzel a témával foglalkozni? Később szükségem lehet-e a levélben szereplő információra? Ez utóbbi esetben mehet a megfelelő tároló mappába. Ha nem kell/nem akarok, akkor a kukába, ha kell/akarok, akkor a két percen belülieket azonnal megválaszolom, a többi marad csak az inboxban. De mindössze addig, amíg nem végzem el a feladatot, nem teszem a naptárba, nem szervezek rá megbeszélést, vagy nem kerül a tennivalólistára. Jelenleg például, amikor ezeket a sorokat írom, három tétel van a beérkezett üzenetek között: egy kollégától érkezett levél, amiben egy kb. 10-15 perces, koncentrációt igénylő olvasnivaló van, egy beállítandó paraméter a számlázó programban, valamint egy rövidesen megkötendő biztosítás ajánlata. A megbeszélések szervezéséhez kapcsolódó levelezéseket, a megköszönéseket, a későbbiekben visszakeresést nem igénylő üzeneteket mindig törlöm. Azokat viszont megtartom a mapparendszerben, amikre szükség lehet hivatkozásként, akár az évekkel később felmerülő visszaemlékezéshez. Van, aki jó ötletnek tartja évente archiválni a mappákat, és olyan is, aki a törölt elemek mappát sose üríti ki, biztos ami biztos alapon. Én magam ezeket nem gyakorlom, amit egyszer kihajítottam, az nemigen szokott kelleni.

Itt az év eleje, nagyszerű alkalom arra, hogy kiásd magad az email-szemétdomb alól, fokozva a hatékonyságodat és az információk visszakereshetőségét. Használhatod a fenti leírást, de persze utána is nézhetsz a zero inbox elképzelésnek eredeti forrásból is. Sok szerencsét hozzá!

Szólj hozzá!

Iratkozz fel blog értesítőnkre

Nem zaklatunk mindenféle áltudománnyal, csak akkor írunk, ha valami értelmes jut eszünkbe.

Kövess minket

További bejegyzések:

Miért érhetné meg neked is az évértékelés-évtervezés?

Az idei lesz a hetedik alkalom, amikor a YearCompass használatával értékelem az évet, és tervezem meg a következőt. Az első alkalommal 150 ezer társam volt ebben, tavaly pedig már 1.2 millió. Azt hiszem, nincs jobb visszaigazolása annak, hogy van értelme, minthogy az ember éveken át kitart mellette, és veszi rá a fáradságot. Személyes tapasztalatom, hogy sokat segít a fókusztartásban, valamint ha havi rendszerességgel ránézünk a tervekre, pontosan látjuk, hol tartunk ehhez képest az adott pillanatban.

Bővebben »

Mi újság a coaching világában?

Az PriceWaterhouseCoopers a mostanában gyűjti az adatokat a 2019-es globális coaching kutatásához, melynek eredményeit feltételezésem szerint valamikor jövőre fogják közzétenni. Ennek örömére megnéztem a legutóbbi, 2016-ban publikált ICF-PWC kutatás Executive Summary-ját, hogy miként változott a helyzet a korábbi, 2012-es hasonló felmérés óta. Pont abban az évben voltam az International Coach Federation (ICF) Magyar Tagozatának elnöke, és volt szerencsém annak idején az adatokat személyesen prezentálni az érdeklődőknek.

Bővebben »

Nem menekülhetsz el az életfeladatod elől

Olyan jó lenne úgy kezdeni, hogy világ életemben tanár szerettem volna lenni. De eszemben se volt, több okból. Először is, az iskolában végigunatkozott tizenöt év során tanáraim 95%-ától egyáltalán nem vágytam tanulni, így ez a pálya végképp nem vonzott. Másrészt szüleim, akik elkötelezett, szigorú, de mégis kedvelt közép- és főiskolai tanárok voltak, egyetlen szakmától intettek óva, a sajátjuktól. Harmadrészt, nem szerettem volna én is úgy élni, hogy számolgatni kelljen a mindennapi kiadásokat, vagy hogy tizenöt évente vehessek egy új autót, karrierem során mindösszesen kettőt.

Bővebben »

A fejünkben se mindegy, miből főzünk

Azt hiszem, nem sokan vitatkoznának azon, hogy egy jó bográcsgulyásnál egyáltalán nem mindegy, milyen alapanyagokból főzöd. Lehetsz akármilyen gumiabroncs-csillagos séf, vagy tiszteletet parancsoló kiterjedésű, és az üstök világában emberöltőnyi tapasztalatot felhalmozó szakács néni, avas szalonnából, egy hete az ábécé hűtőpultjában szomorúan árválkodó mócsingos gulyáshúsból, vagy a tárolás során megfagyott krumpliból nem fogsz tudni értékelhető ebédet varázsolni.

Bővebben »

A közösségi média algoritmusok kinyírják a blogolást?

Sose gondoltam, hogy egyszer azon fogok töprengeni, érdemes-e folytatni a blogolást, pláne nem a Tudatos Vezetés blog közelgő tizedik születésnapja előtt pár hónappal. A Google mellett főleg a Facebook, de kisebb mértékben a LinkedIn is hosszú éveken át nagy segítségemre volt a forgalomterelésben, hálás köszönet érte. Szimbiózisban éltek a tartalomkészítők és az ingyenes közösségi média szolgáltatók, hiszen attól érdekes egy hírfolyam, hogy vannak benne értékes tartalmak. Persze a családi fényképek, az ételfotók, a macskák és a poénok adják a nagy közös tartalomgyártás gerincét…

Bővebben »

Út a hülyeségtől hülyeségig, és a magabiztosságtól magabiztosságig

Borozgattunk és beszélgettünk a hétvégén egy nagy tapasztalatú fejlesztőmérnök cimborámmal, és szóba került egyik kedvenc témám, amivel kapcsolatban Besenyő Pista bácsi alkotott anno maradandót felejthetetlen előadásában: hogy “mi hülyeség és mi nem az”. Barátom rávilágított, hogy érdemes csínján bánni a magas lóról hülyeségnek minősítéssel, hiszen könnyen lehet, hogy elég szűk vonatkoztatási rendszerhez képest tűnik valami hülyeségnek. Valóban, igen gyakran előfordul, hogy tudás-, ismeret- vagy tapasztalathiány van a háttérben, vagy egyszerűen csak a beszélő nézőpontjából nincs értelme valaminek.

Bővebben »

Korábbi blogbejegyzéseinket az alábbi oldalon tekintheted meg: