Szponzor
Vezetőként sokszor kerülsz olyan helyeztbe, hogy egy projektnek Te vagy a szponzora. Hozzád tartozik, a Te felelősséged, Neked fontos. Ilyenkor mindig Tiéd a végső döntés, Neked kell biztosítanod, hogy a projekt vezetője megkapja a megfelelő támogatást ahhoz, hogy sikerrel záruljon a projekt. Tudom, hogy ez evidens, de a gyakorlatban azt látom, hogy a vezetők nem mozognak túl otthonosan a szponzori szerepben, sokszor inkább gátjai a haladásnak. Összeszedtem a legfontosabb dolgokat, amiket szponzorként csinálnod kell, hogy sikeres legyen a projekted. Szerintem.
Miről szól a szponzori szerep?
A projekt szponzor biztosítja a kétirányú kommunikációt a projekt és a menedzsment között, ezzel segítve a döntéshozást. Támogatást nyújt a projektmenedzsernek a scope, az ütemezés és az erőforrások megválasztásában és menedzselésében. A jó szponzor víziót, elkötelezettséget, felelősséget és jogkört teremt a projekt környezetben:
Vízió:
-
A szponzornak egyértelmű képe (víziója) van arról, hogy a projekt milyen stratégia súllyal bír.
-
A szponzor követi az üzlet és a belső politikai környezet változásait és segíti a projekt finomhagolását, ha szükséges.
-
A szponzor jól ismeri a szervezetet, így érti a döntéshozási folyamatot, képviseli a projektet a menedzsment felé és rendszeresen ellenőrzi a proiritásokat.
Elkötelezettség:
Felelősség:
-
A szponzor gondoskodik arról, hogy a projektmenedzser felelősnek érezze magát a célok eléréséért, a szállítandók elkészüléséért, a rendszeres review lefolytatásáért és azért, hogy a változásokat kommunikálja az érintett területek felé.
-
A szponzor osztozik a felelősségben a projektvezetővel. Ha a projektben probléma adódik részt vesz annak megoldásában.
Jogkör:
-
A szponzor megfelelő jogkörrel látja el a projektvezetőt, hogy a feladatok elvégzését biztosítsa.
-
Felső szintű kapcsolata van az üzlettel, befolyásolja az erőforrás-allokációt, a kockázatvállalást és szerepet vállal a projekt fontosságának kommunikációjában.
Nemrég úgy húztam ki egy projektet a kátyúból, hogy megkértem a projektmenedzsert és a szponzort, hogy készítsenek kívánságlistát arról, hogy mit várnak egymástól. Gondoltam, megosztom Veled:
A Projektmenedzser kívánságlistája a szponzor felé:
-
Fordítsa le a célokat érthető és cselekvésre késztető módon.
-
Támogassa az erőforrások megszerzését és elengedését.
-
Segítse a projekt-navigációt a szervezetben.
-
Azonosítsa és kommunikálja a várható kockázati területeket.
-
Döntsön
-
Legyen elérhető, álljon rendelkezésre.
-
Konfliktus esetén segítse az eszkalációt.
-
Segítse "eladni" a projektet.
A projektszponzor kívánságlistája a projektvezető felé:
-
Adatokkal és javaslatokkal (!!!) segítse a döntéshozást.
-
Aktívan kommunikálja a projekttel kapcsolatos legfontosabb információkat.
-
Készítsen periodikus státusz riportot.
-
Érezze felelősnek magát a napi problémák menedzseléséért.
-
Értse meg és képviselje a távlati célkitűzéseket.
-
Válaszoljon a környezet változásaira.
-
Idejében jelezze a potenciális problémákat.
-
Legyen tiszta és egyértelmű, amikor valami eszkalációt kér (pontosan mit akar, mit tegyen a szponzor).